ייתכן מאוד שבעוד עשרים או שלושים שנה, מקומות עבודה כבר לא ישתמשו בארכיב לצורך אחסון מסמכים. הרי יהיה בהם מחשבים עם שירותי ענן מתקדמים ומתוחכמים בהם יהיו מגוון מאוחסנים כל המסמכים שאי פעם נכנסו אל תוך העסק. אך עד שזה יקרה, כל מקום עבודה, כל מוסד ציבורי, כל ארגון, חייב שיהיה לו ארכיב.
ארכיב הוא למעשה ספר ההיסטוריה של המקום. הוא מכיל את כל החומרים שאי פעם נכנסו למקום והוא שומר על התיעוד שלהם. החשיבות של מקום זה חורג מעבר לעניין הפרקטי, המעשי של שימוש במסמכים ישנים לצרכים שונים, החשיבות היא היסטורית. בכל מקום בו יש ארכיב אפשר ללמוד על העבר של המקום, לדעת כיצד הוא פעל, באילו חומרים הוא עסק, מי עבד בו, מה הוא עשה ועוד. מעבר לכך, שלא ניתן לבצע מחקרים, עבודות, פתרון תעלומות או כל דבר אחר, ללא שימוש בארכיב איכותי.
האופן בו ארכיב פועל השתנה במהלך השנים. השינוי נובע כמובן בזכות דיגיטציה של חומרים מצד אחד ומחשוב הארכיב מצד שני. כלומר, מצד אחד, החומרים הכתובים עברו סריקה והועלו על המחשבים, שרתים ודיסקים, כך ניתן היה לחסוך במקום אחסון פיזי וכן הפכו את החיפוש בארכיב להרבה יותר נוח. מצד שני, המחשוב הפך את הארכיב למקום הרבה יותר נעים לשהות בו, מקום הרבה יותר נוח לעבוד איתו.
כיצד בנוי ארכיב מודרני
כולנו יודעים מה הדימוי של ארכיב מסורתי, מרתפים מאובקים עם אינספור מסמכים בתוך קופסאות. כולנו ראינו את זה בסרטים או שיצא לנו להיות בארכיב כזה במציאות. אך כיום הוא בנוי אחרת לגמרי, בוודאי במקומות עבודה מודרניים, שלא נדבר על מוסדות לימוד או מכוני מחקר.
ארכיב מודרני מתבסס, כאמור, בעיקר על מחשוב. לכן במקום קופסאות עם גזירי עיתון ומסמכים, נמצא מחשבים שמכילים מנועי חיפוש מקומיים דרכם אפשר לחפש את המסמכים השונים בצורה קלה, כשלפעמים המסמכים נמצאים סרוקים במחשב ולפעמים הם נמצאים על מדפים אך קל למצוא אותם בזכות המחשב.
כמו כן אנחנו יכולים למצוא שימוש נרחב בתוכנות למאגרי מידע, אשר מקטלגות את כל המסמכים והמידע שנמצא בארכיב, מה שחוסך באופן ניכר את זמן החיפוש במקום. מאחר וחלק מהארכיבים פתוחים לקהל הרחב, אז הם כוללים גם מתחמי עבודה נוחים, כאלה אשר כוללים שולחנות, מחשבים ועוד שורה של אמצעים לעבודה נוחה במקום.
לא פעם אנחנו יכולים למצוא ארכיבים שכוללים לא רק מסמכים, אלא גם דיסקים וקלטות, וכן חומרים דיגיטליים אחרים בהם אפשר למצוא מגוון חומרים. הכל תלוי בסוג הארכיב והחומרים השמורים בו. צריך לציין שכל ארכיב שומר לעצמו את הזכות, אילו חומרים לפרסם לקהל הרחב ואילו חומרים להשאיר חסוי.
